A partire da gennaio 2019 per tutte le vendite e transazioni effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati all'interno del territorio italiano è iniziata l’emissione di fatture elettroniche, utilizzando il Sistema di Interscambio.

Di conseguenza anche i metodi di compilazione, invio, conservazione e ricevuta delle fatture sono cambiati; il formato che queste devono seguire si chiama FatturaPA e contiene gli stessi dati presentati in forma cartacea trasferiti in linguaggio XML. Per quanto riguarda la conservazione invece, la nuova normativa prevede che le fatture vengano salvate per 10 anni. Perchè questi documenti restino validi nel tempo si fa utilizzo di una procedura informatica chiamata conservazione sostitutiva, che sostanzialmente rimpiazza i vecchi timbro e firma con un timbro digitale e la marca da bollo con un bollo virtuale, dotato anche di marca temporale per provare il momento dell’emissione.

L’obiettivo di questo cambiamento è facilitare la vita dei soggetti interessati in fase amministrativa, ma ovviamente l’iniziale adeguamento alle nuove norme può essere complesso per tutti.

Si pensi al mondo della fatturazione relativa all’acquisto di carburante per auto aziendali (anche questa divenuta obbligatoriamente elettronica per legge) e a quanto possa diventare complicato non perdersi in un così ampio numero di variabili senza investire troppo tempo e denaro.

La normativa prevede che la fattura elettronica sia obbligatoria solo per benzina e gasolio per autotrazione e che il tipo di carburante acquistato vada indicato tramite il prefisso CARB seguito da un codice di 6 cifre. Quindi se l’acquisto di benzina o gasolio è per scopi diversi dal rifornimento di un veicolo non sarà obbligatoria la fatturazione elettronica.

Un’altra cosa da tenere in considerazione è che riportare in fattura il numero di targa del veicolo non è imposto dall’Agenzia dell’Entrate ma a discrezione del benzinaio. Indubbiamente questo dato in più (per è comunque prevista una sezione nel file XML del FatturaPA) aiuterebbe non poco in fase di rendicontazione, detrazione dell’IVA ed eventuale rimborso spese per il dipendente che ha magari anticipato il costo del rifornimento. Resta comunque il fatto che non essendo obbligatorio per chi emette la fattura, ritrovare il numero di targa in fattura potrebbe aiutare chi poi si ritrova a dover venire a capo di questi documenti.

Un’opzione prevista dalla legge per ridurre il numero di fatture è la possibilità per i distributori di emettere un documento riepilogativo, a patto che sia spedito entro il 15 del mese successivo e accompagnato da un documento che riporti date, tipi e quantità dei rifornimenti, nonché le generalità di entrambe le parti interessate.

Un ulteriore dato da tenere in considerazione è che la normativa prevede l’utilizzo di metodi tracciabili per il pagamento del carburante, siano essi carte di credito, carte di debito o prepagate (come ad esempio la carta Soldo, dei cui vantaggi parleremo in seguito). E’ concesso anche il pagamento con carte di credito personali del dipendente, purché la fattura elettronica sia emessa a nome dell'azienda ed esista una catena ininterrotta di pagamenti tracciabili.

A venire in aiuto dei reparti amministrativi aziendali ci sono software come Soldo Drive, in grado di gestire le fatture elettroniche in maniera semplice ed efficiente. Che si ricevano le fatture tramite un sistema telematico, un indirizzo PEC o direttamente sul Soldo Drive, questo sistema consente di abbinare le fatture e generare documenti di riepilogo, validi fiscalmente, che potranno essere inoltrati al commercialista o al contabile aziendale. Questi  a loro volta potranno registrarlo al posto delle singole fatture.

Integrando Soldo Drive con le carte prepagate Soldo l’amministrazione delle fatture può essere ulteriormente semplificata. Dotando ogni auto aziendale di una propria carta, non c’è più bisogno di dipendere dalla discrezione dei benzinai nel riportare la targa in fattura e il resoconto dettagliato alla fine del mese sarà già pronto ai fini della detrazione dell’IVA.